Ken je de regels om onbetaalde facturen bij cliënten te innen?

Het innen van een onbetaalde factuur bij een cliënt gaat steeds gepaard met extra kosten. De tijd die je erin moet steken om herinneringen te sturen, de kosten voor het invorderen via derden, … De wetgever heeft het innen van deze kosten aan strengere voorwaarden onderworpen. Dit kan betekenen dat je je algemene voorwaarden moet aanpassen. In deze blog geef ik een overzicht van de wijzigingen die vanaf 1 september 2023 van toepassing zijn.

Gratis herinneringsbrief

Het invorderen van een openstaande factuur start met een kosteloze aanmaning of herinneringsbrief. Deze aanmaning moet op zo’n manier gebeuren dat de cliënt in de mogelijkheid is om deze informatie op te slaan en waarbij de inhoud niet kan gewijzigd worden. Mogelijke manieren zijn dus een brief, een e-mail, een SMS, ...

Deze aanmaning moet volgende zaken vermelden:

• een duidelijke beschrijving van de geleverde dienst (enkel een referentie- of factuurnummer is niet meer voldoende)
• het nog openstaande saldo
• de termijn waarbinnen de openstaande factuur moet terugbetaald worden vooraleer enige kost, interest of schadevergoeding mag worden gevorderd (zie hieronder bij ‘betalingstermijn van 14 dagen’)
• de vergoeding (ook wel schadebeding genoemd) die verschuldigd zal zijn bij niet-tijdige betaling

Betalingstermijn van 14 dagen

Na het versturen van de eerste aanmaning kan je van de cliënt geen intrest, kost of schadevergoeding eisen gedurende een termijn van 14 kalenderdagen.

Deze termijn van 14 dagen gaat in op de derde werkdag na verzending van de herinnering aan de cliënt. Indien de herinnering langs elektronische weg wordt verzonden, dan start de termijn reeds de kalenderdag na verzending van de aanmaning.

Door het invoeren van deze termijn wil de wetgever de cliënt de kans geven om zijn openstaande factuur te betalen zonder extra kosten. Die termijn moet de cliënt ook toelaten om de juistheid van het gevorderde bedrag na te gaan of te betwisten.

Intrestclausule en schadebeding

Als je van een cliënt nalatigheidsintresten wilt vorderen (hoger dan de wettelijke intrestvoet) en / of een schadevergoeding wenst voor de kosten die zijn wanbetaling met zich meebrengen, moet dit uitdrukkelijk zijn voorzien in jouw overeenkomst met de cliënt.

Zowel de hoogte van de intresten die je mag aanrekenen als de hoogte van het schadevergoedingsbedrag wordt door de wetgever strikt begrensd.

Vanaf 1 september 2023 zullen volgende grenzen gelden:

De maximale interestvoet die kan worden geëist, is de interestvoet die van toepassing is op betalingsachterstanden bij handelstransacties.

Jouw algemene voorwaarden zullen aan deze wijzigingen aangepast moeten zijn. Zo niet, riskeer je dat bepaalde clausules nietig of niet-afdwingbaar zullen zijn.

Sancties

Als jouw algemene voorwaarden clausules bevat die de wettelijke grenzen overschrijden, riskeer je dat deze nietig worden verklaard en je geen schadevergoeding voor jouw incassokosten zal kunnen vorderen. Een Rechtbank kan een bovenmatig beding niet herleiden tot hetgeen wettelijk toelaatbaar is of een schadevergoeding ‘naar billijkheid’ opleggen, zoals vroeger vaak gebeurde.

Ook in het geval je als zelfstandige jouw verplichtingen inzake de eerste kosteloze aanmaning en wachttermijn van 14 dagen niet naleeft, wordt de cliënt van rechtswege vrijgesteld om een schadevergoeding te betalen voor de veroorzaakte incassokosten.

In voorkomend geval zal de cliënt recht hebben op terugbetaling van onterecht geïnde bedragen, vermeerderd met interesten.

In uitzonderlijke gevallen heeft de Rechtbank zelfs de mogelijkheid om volledige terugbetaling aan de cliënt te bevelen en de cliënt te bevrijden van zijn betalingsverplichtingen t.a.v. jou.

Tijdig actie ondernemen

De wetgeving is van toepassing vanaf 1 september 2023. Dit betekent dat de nieuwe regels zullen gelden voor elke overeenkomst die je vanaf die datum sluit. Dit betekent ook dat je tegen die datum jouw algemene voorwaarden, modelbrieven en overeenkomsten in orde zou moeten hebben.

Voor bestaande overeenkomsten die verder lopen na 1 september 2023 gelden bijzondere overgangsregels. Voor die overeenkomsten zal de nieuwe regelgeving van toepassing zijn op wanbetalingen die ontstaan vanaf 1 december 2023.

Indien de wanbetaling dateert van vóór 1 december 2023, maar de invordering pas start na die datum, zal je ook rekening moeten houden met de nieuwe regels bij de stappen die je onderneemt (bijvoorbeeld de verplichte vermeldingen moeten opnemen in jouw eerste aanmaning en de wachttermijn van 14 dagen respecteren).

Voor de volledigheid: voor B2B overeenkomsten (dus tussen zelfstandigen) gelden andere regels. Je kan de algemene voorwaarden voor dit soort overeenkomsten op maat van jouw praktijk laten maken door onze juristen.

Documenten op maat

Wil je dat jouw algemene voorwaarden conform de regels zijn, dan kan je als plus lid een voorbeeld downloaden via de infotheek. Het werd door onze juriste Mr. Ann Dierickx speciaal voor de Konnektit leden gemaakt.

Vragen?

Aarzel niet om onze juristen te contacteren als je hierover vragen hebt.

Deze blog is geschreven door Sonja Delbeecke. Ze heeft sinds 2005 een eigen praktijk als psychotherapeute / bemiddelaar in familiezaken. Daarnaast is ze zaakvoerder van Konnektit en ondersteunt ze hulpverleners zowel op inhoudelijk vlak als op vlak van ondernemen.

© 2 augustus 2023 – Sonja Delbeecke - alle rechten voorbehouden

Wil je mijn volgende blogs graag rechtstreeks in je mailbox?

Vul dan hieronder jouw gegevens in.